Pour le bon déroulement de ces événements et pour garantir la satisfaction des participants le moment venu, il est indispensable de faire appel à des professionnels expérimentés. Ces derniers possèdent le savoir-faire et les matériels indispensables pour l’organisation et les préparatifs. Chez SYNC Productions, nous proposons un nouveau service d’organisation d’évènements virtuels. Découvrez donc nos offres !
Pour quelles raisons organiser des évènements virtuels ?
Les congrès, réunions, galas virtuels ou encore l’émission en direct sur le Web vous permettent de cibler et atteindre des participants dans le monde entier. Les intéressés doivent juste s’inscrire et se connecter à la plateforme dédiée le jour venu pour assister ou participer à l’évènement. Cette option réduit les dépenses liées à la logistique et les contraintes d’espace. Enfin, elle est pratique dans certaines circonstances où il est conseillé de rester chez soi comme durant une pandémie ou en temps de guerre.
Les congrès virtuels
Chaque salle peut accueillir aux alentours de 10 000 participants et une centaine de présentateurs. Nous nous occupons par ailleurs de tous les aspects techniques ainsi que des étapes de test pour garantir la satisfaction de l’assistance le jour venu.
Il est même possible d’ajouter des séances de questions en direct après les différentes interventions. La présence d’un modérateur permettra d’éviter les débordements en tout genre.
Enfin, nous enregistrons la totalité ou une partie des conférences, selon vos besoins. À noter aussi que nous pouvez nous occuper des procédures d’inscriptions, qu’elles soient gratuites ou payantes.
Les galas virtuels
Il est possible de partager plusieurs types de contenus notamment des vidéos, des PowerPoint ou encore des Bumpers. La différence ? Tous les participants c’est-à-dire les animateurs, les invités et l’assistance accèdent à l’évènement et interviennent depuis chez eux.
De notre côté, nous gérons également tout à distance. Il suffit de soumettre votre demande via le site pour avoir de plus amples informations sur nos services et faire appel à nous.
L’émission en direct sur le Web
Vous pouvez donner à l’assistance l’occasion de poser des questions à la fin de la séance. Nous mettons à votre disposition un modérateur efficace. Nous pouvons aussi enregistrer une vidéoconférence en cas de besoin. Enfin, nous avons l’option d’organiser des votes via Internet.
UN STUDIO D’ENREGISTREMENT AUDIO
Pourquoi faire appel à SYNC Productions pour organiser vos évènements virtuels ?
SYNC Productions se charge de la coordination de vos événements virtuels. Nous pouvons prendre en main le côté pratique et logistique.
Nos techniciens qualifiés sont sérieux et compétents. Ils sont à l’écoute de vos besoins et composeront l’offre adaptée à vos attentes. Nous fournissons par ailleurs des équipements de qualité.
Ensuite, nous assurons un service complet qui vous libère de tout le stress de l’organisation. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’essentiel, c’est-à-dire l’évènement en lui-même, les thèmes à aborder ou encore la durée de chaque intervention. Vous avez encore tant de choses à préparer ! Enfin, nous proposons des tarifs raisonnables. N’hésitez donc pas à nous soumettre votre demande !
Notre salle de réception hybride
Faites appel à nos services pour organiser des événements hybrides. Nous pouvons vous accompagner, pour tous les éléments indispensables pour le bon déroulement de vos manifestations.
Chez SYNC Productions, nous disposons d’un lieu qui peut justement accueillir vos célébrations. Découvrez les détails sur notre offre.
Un événement hybride, c’est quoi ?
Depuis la crise sanitaire qui sévit dans le monde entier depuis quelques années, les regroupements de personnes dans un même endroit ont été fortement déconseillés, voire interdits, afin de limiter les contacts.
Organiser des événements familiaux et corporatifs s’est alors avéré délicat, compte tenu du contexte. Il fallait trouver une alternative permettant d’en assurer le bon déroulement sans restreindre la liste d’invités ou de participants.
C’est dans cette optique que le concept d’événement hybride a été développé. Il s’agit de combiner le présentiel et le virtuel. D’un côté, un nombre restreint de participants peuvent assister en chair et en os à l’événement. D’un autre, il est possible de suivre ce dernier à distance via une diffusion en direct.
Quels événements peuvent être réalisés en mode hybride ?
Pratiquement tout type de manifestation peut être concrétisé en mode hybride. Qu’il s’agisse d’un mariage, d’une fête d’anniversaire, d’une soutenance de mémoire de fin d‘études ou même d’un enterrement.
Pour ce qui est d’un événement corporatif, il peut s’agir d’une formation, d’une conférence, d’un séminaire, d’un atelier, d’une réunion ou du lancement d’un nouveau produit.
Dans tous les cas, il faudra déterminer la liste des invités qui assisteront en personne à l’événement et de ceux qui le feront à distance.
La salle de réception hybride
L’endroit qui va accueillir votre événement
Avant tout, il faut souligner que la salle de réception, traditionnelle ou hybride, a la même finalité : elle va accueillir votre événement. C’est en ce lieu que vous allez dévoiler un aspect de votre vie privée pour professionnelle. Rien que pour cela, vous tenez à ce que cet endroit soit aussi accueillant que possible.
Il est important que l’espace puisse être adapté à vos besoins et exigences. Que ce soit du point de vue de la superficie ou de l’aménagement. La configuration est d’autant plus importante lorsqu’il s’agit d’une salle de réception hybride. Il faut bien tenir compte du fait qu’il y a des convives présents physiquement et d’autres qui assistent à l’événement à distance.
Une configuration spéciale
Une salle de réception hybride sera configurée d’une manière spéciale. Il faut penser aussi bien à l’aspect virtuel qu’à l’aspect présentiel de la manifestation qui va y être organisée.
Ainsi, la salle devra être disposée de façon à pouvoir accueillir un certain nombre d’invités tout en étant équipée de matériel audiovisuel pour la retransmission en direct. L’emplacement des caméras doit être soigneusement pensé afin d’offrir le meilleur angle possible aux invités à distance. Néanmoins, le matériel ne doit, en aucun cas, encombrer les personnes présentes.
L’endroit ne doit pas non plus être trop spacieux. Le nombre peu élevé d’invités dans la pièce risque de créer un vide et des échos dans la transmission vocale.
Chez SYNC Productions, nous avons pensé à tout cela.
Découvrez notre salle de réception pour tous vos événements
Nous proposons une salle de réception qui peut répondre à vos besoins et exigences si vous organisez des événements corporatifs, familiaux et distractifs :
- Spectacle en direct ;
- Conférence, AGA (Assemblée Générale des Associés), Formation ;
- Démo ;
- Convention ;
- Lancement de programmation ;
- Podcast/Émission ;
- Promotion de produits ;
- Gala ;
- Spectacle (magie, humoriste, cirque) ;
- Fête de bureau ;
- Concert ;
- Team building ;
- Quiz interactif ;
- Jeux en ligne ;
- Sondages en temps réel.
L’endroit que nous mettons à votre disposition peut donc accueillir des événements très variés. Nous pouvons adapter sa configuration au gré de vos demandes. Une équipe de techniciens est à votre disposition. Faites-nous part de vos requêtes et nous vous ferons part de leur faisabilité. Dans tous les cas, nous mettons tout en œuvre pour accéder à vos requêtes et assurer le succès de votre manifestation.
Des technologies interactives uniques
Pour une organisation à la pointe des technologies, vous pouvez avoir accès à des outils novateurs qui facilitent vos préparatifs et assurent une fluidité de vos diffusions.
– Votre conférence hybride virtuelle peut être retransmise en direct ou en différé en fonction de vos objectifs et besoins ;
– La solution technologique événementielle dont vous bénéficierez est basée sur le Web. Ce qui veut dire que vous n’avez pas besoin de télécharger d’application pour commencer à travailler ;
– L’environnement proposé est à la fois immersif et interactif, ce qui permet aux participants de s’intégrer naturellement à l’événement tout en ayant la possibilité d’interagir avec d’autres personnes ;
– Des tables virtuelles incluant la vidéoconférence sont utilisées pour un pilotage optimisé de la manifestation ;
– Les effets visuels peuvent très bien être personnalisés pour que la salle de réception soit aux couleurs de votre entreprise ou de toute autre entité que vous souhaitez y représenter;
– Des rapports statistiques vous permettent de faire un bilan chiffré de votre événement et d’en mesurer le succès ou la portée (ou autre paramètre intéressant).
La webdiffusion
La webdiffusion est indissociable d’un événement hybride. Il s’agit de la diffusion de vos événements vers le public que vous aurez sélectionné à l’avance. L’accès peut être gratuit ou payant, sécurisé ou public. À souligner que la transmission peut se faire en direct ou en différé.
Le public visé peut aussi bien être basé au Canada ou à l’international. Cette possibilité d’atteindre un vaste public fait que le nombre de participants global n’a pas de limite.
Quelle que soit l’option choisie, vous devez disposer du matériel et des logiciels nécessaires pour que cela puisse se faire.
Nous mettons justement des solutions à votre disposition chez SYNC Productions :
– Vous avez droit à une interface personnalisée et compatible avec plusieurs plateformes ;
– Il vous est possible d’accéder à un module de questions (ces dernières étant posées par clavardage ou par le biais d’une visioconférence)
– À tout cela vient s’ajouter l’incontournable soutien technique qui vous allège de certaines tâches, comme le clavardage précédemment mentionné ou la gestion de courriel).
Les jeux interactifs
Une réception bien organisée doit être bien planifiée. Il est impératif d’établir le programme bien à l’avance. Non seulement pour qu’il n’y ait aucun temps mort, mais aussi pour que la salle de réception puisse être agencée de manière à ce que tout se déroule à merveille.
Qu’il s’agisse d’une rencontre hybride organisée par des particuliers ou des professionnels, vous pouvez intégrer des jeux à votre programme. SYNC Productions y a justement pensé. Vous avez le choix entre différentes options :
– Vote en temps réel avec des résultats également proclamés en temps réel ;
– Jeux ou quiz avec pointage s’effectuant en temps réel ;
– Jeux musicaux qui encouragent l’interaction entre les participants (ou invités) ;
– Bingo en conférence.
Les formules proposées sont telles que l’animation de vos soirées est garantie. Au-delà de l’aspect ludique, elles vous permettent d’atteindre vos objectifs en direct, sans latence.
Salon d’exposants virtuels
Saviez-vous que vous avez aussi la possibilité d’organiser un salon d’exposition virtuel ? Concrètement, vous mettez en place un salon virtuel interactif. Les échanges et les communications peuvent se faire à la fois en direct et de manière virtuelle.
Les exposants ont par exemple l’opportunité de se présenter via une vidéo corporative ou un PowerPoint. Ensuite, les invités intéressés peuvent interagir en temps réel avec les exposants, via clavardage ou par l’intermédiaire d’une vidéoconférence. Ici encore, un soutien technique peut être demandé (notamment pour le clavardage et pour la gestion du courrier électronique).
Un service à la hauteur de vos exigences
Un matériel de qualité
Chez SYNC Productions, nous mettons à votre disposition uniquement du matériel audiovisuel de qualité. Nous vous garantissons une retransmission en direct ou en différé impeccable avec une connexion haut débit. Nous pouvons adapter les équipements en fonction de votre événement et de vos besoins.
Une équipe professionnelle et qualifiée
Nous disposons d’une équipe technique qualifiée et réactive qui pourra gérer de main de maître le matériel ainsi que sa manipulation durant tous vos événements. De l’installation à la désinstallation du matériel, en passant par le suivi du déroulement, notre équipe se chargera de chaque détail.
Une salle convenant à tout type d’événement
Notre salle de réception peut accueillir tout type d’événement et un nombre varié d’invités. L’infrastructure a été spécialement conçue afin de faciliter l’installation du matériel audiovisuel dans des endroits stratégiques. Cela permet aux invités à distance de profiter pleinement de l’événement sans gêner ceux qui assistent en personne.
Des tarifs abordables
Quelle que soit l’ampleur de votre événement hybride, nous vous fournissons un devis qui s’adapte à votre budget et vos attentes. Nous proposons les meilleurs tarifs de location tout en offrant la meilleure qualité de services et de matériel.
N’attendez pas et obtenez une soumission complète dès maintenant!
