Comment s’assurer que votre évènement est sécuritaire en 2021 ?
Prendre des mesures préventives est primordial pour sécuriser un évènement en 2021. Après des périodes d’incertitude et de confinement liées à la pandémie mondiale, les manifestations physiques reprennent petit à petit. C’est agréable de se retrouver pour de vrai et d’interagir, mais il est essentiel de se protéger. Évitez alors les risques de propagation des maladies en adoptant de bonnes pratiques.
Les règles sanitaires en vigueur au Québec
Où se déroule l’évènement ?
Organiser un évènement à l’extérieur est préférable. Dans tous les cas, vous devez vous assurer de la présence des éléments ci-après :
- Des solutions désinfectantes ;
- Un système d’aération et/ou de ventilation optimal ;
- Un lieu pour se laver les mains ;
- Des signalisations claires dédiées aux mesures sanitaires à adopter ;
Les mesures d’hygiène
Il faut garder à l’esprit que les contacts favorisent la propagation des virus. Il est alors indispensable de nettoyer et désinfecter correctement les surfaces constamment touchées par les convives, à savoir des poignées de porte ou encore des comptoirs.
Limitez le nombre de personnes chargées de cuisiner, de préparer et de servir des aliments. Évitez que les invités touchent aux ustensiles de cuisine durant un buffet.
Prévoyez des personnels dédiés pour assurer le service, ainsi que des assiettes et couverts personnels pour chacun.
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Anticiper les dispositions à prendre pour des éventuels invités présentant des symptômes
Anticipez la manière dont vous allez gérer des invités qui présenteraient des symptômes durant la manifestation. Renseignez-vous auprès des autorités de votre région pour connaitre les mesures à prendre avec les personnes présentant des symptômes de la COVID-19 (notamment les déclarations à faire).
Dédiez un emplacement spécifique et isolé pour cette catégorie de convives en attendant qu’elles puissent être ramenées chez elles dans un véhicule privé. Prévoyez des masques (médicaux de préférence) pour les personnes à symptômes ou malades.
Assurez-vous d’avoir dans votre équipe un professionnel de la santé capable de s’occuper des invités malades en attendant qu’ils rentrent.
Les mesures sanitaires communes à tous les évènements physiques
Faire respecter la distanciation sociale
La règle de base pour faire respecter la distanciation sociale est de limiter le nombre d’invités. Il faut qu’il y ait suffisamment d’espace pour que tout le monde puisse se déplacer librement. Renseignez-vous sur la capacité maximale des lieux. Réduisez le nombre d’invités ayant accès à l’évènement.
Chez SYNC Productions, nous pouvons étudier la capacité d’un lieu de réception. Nous vous recommanderons ensuite le nombre d’invités adapté pour limiter les risques sanitaires.
Privilégier les inscriptions à distance
Les lieux d’inscription et d’enregistrement sont des endroits très fréquentés. Les risques sanitaires y sont donc accrus. Privilégiez les inscriptions en ligne pour éviter les rassemblements. Cette alternative présente l’avantage de faire économiser du temps aux invités en leur épargnant de longues files d’attente. D’éventuels documents utiles peuvent être envoyés par courrier électronique, si besoin.
Investir dans une billetterie en ligne
Le système de billetterie en ligne permet de contrôler plus facilement le nombre de billets vendus. Préférez vendre une quantité précise pour éviter que les invités dépassent le quota autorisé.
Il est recommandé d’associer directement un système de distanciation aux billets. Intégrez dans les tickets des numéros de siège distancés si l’évènement est en configuration assise.
SYNC Productions : votre partenaire pour des évènements sécurisés
SYNC Productions vous accompagne dans l’organisation de vos évènements virtuels/hybrides. Nous sommes des créateurs d’ambiance capables d’intervenir dans plusieurs types de services, allant des spectacles, des soirées, aux team-buildings.
Nous disposons du matériel nécessaire, d’une équipe professionnelle, mais surtout d’une expérience acquise depuis nos trois décennies d’existence. Votre évènement est organisé en tenant compte des règles imposées par les autorités locales. Contactez dès aujourd’hui nos conseillers pour mettre en place des évènements réussis, mais surtout sécurisés.
